~ Vous recherchez un poste d'Assistant(e) de gestion ADV alliant proximité terrain et esprit d'équipe ? ~

Rejoignez TotalEnergies Lubrifiants Services Automobile, une filiale à taille humaine, agile et performante !

Nous recrutons un/une Assistant(e) de gestion ADV pour rejoindre le pôle Administration des Ventes.

Poste basé à Courbevoie - Convention CCNIP

Au sein de la Direction Support Commercial, ce poste est rattaché à l'Adjoint de la Direction.

Ce pôle est constitué de 3 équipes : l'équipe d'Assistanat Support Commercial, l'équipe d'Administration des ventes et l'équipe Analyse et Gestion.

Commandes et facturation

− Récupération des livraisons sur SAP et intégration dans notre CRM interne (ERP Progress)

− Gestion des anomalies et des commandes bloquées en facturation

− Saisie des demandes de paiement dérogatoires dans Progress

− Rapprochement entre les conditions commerciales saisies par les vendeurs (workflow) et les commandes bloquées

− Retraitement des commandes (conditions commerciales particulières) et vérification des remises moyennes

− Edition des factures clients, des comptes de marges et des statistiques mensuelles

− Réalisation des avoirs de régularisation

− Analyse et régularisation des écarts de volume

Base prospects et fichier clients

− Faire respecter la procédure d’ouverture des comptes clients (documents et informations impératifs)

− Création, mise à jour et fermeture des comptes clients dans SAP et ERP Progress

− Maintenance des bases prospects : suppressions, transformation des prospects en clients…

− Inscription des clients adhérant aux factures dématérialisées sur DocOnline + Support clients site intranet MyTLSA

− Faire respecter les délégations commerciales (RSF, TAC et validations) définies par la direction commerciale

− Enregistrer dans Progress les conditions commerciales exclues du workflow (1ères conditions d’un client, conditions contractuelles, conditions des clients DRV et des groupes, conditions particulières sur les commandes)

− Application des modalités d’amortissement des opérations commerciales

Contrats & primes

− Saisie des contrats dans ERP Progress

− Suivi et gestion des primes et des contrats de Mise à disposition de matériel et des différentes opérations marketing

− Suivi des indicateurs et alerteurs relatifs aux clients et aux contrats mis à disposition en page d’accueil de Progress

− Participation à l’archivage des contrats

Suivi des règlements et échéances

− Correction du suivi des règlements informatique après une régularisation de facture

− Informer la comptabilité des modifications à apporter au suivi des règlements en cas de litige commercial ou logistique

− Analyse de la cohérence des MAJ pour les clients multi-sites

Divers

− Assistance à la force de vente et aux clients (renseignements, gestion des litiges de facturation)

− Gestion des réclamations logistiques de niveau 1 en liaison avec le centre d’appels de Nantes

− Tableaux de bord et suivi d’indicateurs demandés par le chef de service

− Appliquer les consignes de sécurité définies par le groupe Total / Appliquer le code de conduite de Total

− Peut-être amené à transférer ses connaissances à un nouveau collaborateur en le formant et en formalisant des modes opératoires

~~ Nous recherchons ainsi une personne motivée, curieuse, autonome et positive et doté d'un esprit d'équipe.

Le poste d'Assistant(e) de gestion ADV est responsable du volet administratif et doit donc être rigoureux, organisé et avoir une aisance avec les chiffres et Excel.

Les prérequis :

• Excellente appréhension des chiffres et manipulation de données commerciales;
• Maitrise d'Excel;
• Qualité rédactionnelle et relationnelle;
• Réactivité, rigueur, esprit d'équipe et d'analyse;
• Expérience en relation client/Assistant de gestion ADV;
• Maitrise de la bureautique est requise pour être autonome dans la gestion administrative;
• Niveau Bac +2/3.

TotalEnergies Lubrifiants Services Automobile (TLSA) relève de la Convention Collective Nationale de l'industrie du Pétrole (CCNIP)

Poste éligible au télétravail validé par le manager. Basé à Courbevoie proche de la Défense.

Processus de recrutement : Entretien Talent Developer - Questionnaire de personnalité et prise de référence - Entretien Manager - Entretien N+2

Prise de poste dès que possible !