Le poste d’Assistant(e) Office Manager s’inscrit dans un environnement dynamique et en constante évolution, au cœur du site de Saclay, reconnu pour son écosystème d’innovation et de recherche. Intégré(e) à une équipe bienveillante et collaborative, vous serez en contact quotidien avec différents interlocuteurs internes et externes, contribuant activement à la fluidité des opérations et à la qualité de vie au bureau.

Le site de Saclay étant un lieu stratégique pour les activités opérationnelles, la présence sur place est essentielle pour assurer la réactivité, la coordination logistique et le bon déroulement des missions. Ce poste implique donc une présence régulière sur site, dans un cadre stimulant, moderne et convivial, favorisant les échanges et l’efficacité collective.

Sous la supervision de l'Office Manager, l'Assistant(e) Office Manager aura pour missions :

Accueil et gestion du front office :

• Accueillir les visiteurs, partenaires et collaborateurs.
• Gérer les appels téléphoniques et les courriers entrants/sortants.

Support administratif :

• Assurer le suivi des documents administratifs.
• Participer à la gestion des commandes de fournitures et équipements.
• Aider à la préparation de réunions et à la mise en forme de documents.

Logistique et services généraux :

•  Veiller à la bonne tenue des espaces communs (salles de réunion, cafétéria, etc.).
•  Suivre les interventions des prestataires (maintenance, nettoyage, sécurité).
•  Participer à l’organisation d’événements internes.

Collaboration avec le service communication :

•  Contribuer à la mise en place d’actions de communication interne (affichages, supports, signalétique).
•  Participer à la coordination logistique des événements organisés sur site (séminaires, Teambuilding , etc.).
•  Être en appui opérationnel lors des événements pour garantir leur bon déroulement.

Activités quotidiennes :

•  Être le point de contact opérationnel pour les collaborateurs sur site.
•  Assurer la disponibilité des ressources nécessaires au bon déroulement des activités.
•  Maintenir une communication fluide avec les équipes internes, les prestataires et le service communication.
•  Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et logistiques.

TotalEnergies recherche avant tout des compétences et des personnalités et s’ouvre à tous les talents représentant la diversité et la richesse des profils. Depuis de nombreuses années, nous menons une politique volontariste favorisant l’insertion professionnelle et l’accompagnement dans l’emploi de nos salariés en situation de handicap tout au long de leur carrière. 

Si cette offre vous intéresse alors n'attendez plus... Postulez chez TotalEnergies !  

Vous avez récemment été diplômé(e) d’un BTS/Licence dans le domaine de l'office management ? Débutez votre carrière par une expérience stimulante au cœur d’équipes internationales, engagées dans la transition énergétique !

Nous recherchons pour une durée de 12 mois, un.e Assistant Office Manager H/F à partir de janvier 2026.

Vous êtes à l'aise avec la bureautique et connaissez la suite Office ? Vous utiliserez notamment Excel, Word et Powerpoint. Des bases de SAP seraient un plus.

L'autonomie, la rigueur et l'esprit d'équipe font partie intégrante de vos qualités ?

Posséder une bonne capacité rédactionnelle ainsi qu'une maitrise professionnelle de l’anglais seront indispensables à votre prise de poste. Des bases d'espagnol seraient un plus.

Nous vous proposons un Contrat de Professionnalisation Temps Plein qualifiant de 12 mois (100% en entreprise) incluant un volet de formations (métier, linguistique, outils…). Ces formations sont dispensées en interne par des organismes sélectionnés par TotalEnergies.

Ce contrat vous permettra d’acquérir une année d’expérience professionnelle tout en étant formé aux spécificités de votre métier en lien avec les activités de la Compagnie. Un réel atout pour booster votre employabilité !

Un réel atout pour booster votre employabilité !

Pour postuler à cette offre, vous devez impérativement posséder, à la date d’embauche, un titre de séjour valide pour la période couverte par cette offre (minimum 13 mois).

Attention, la conclusion de ce contrat de professionnalisation ne permet pas la délivrance d’un titre de séjour (article R.52221-6 du Code du travail).

Poste basé en 100% présentiel à Palaiseau (91120)

Ce poste ne s'adresse pas aux personnes recherchant une alternance avec une école ou une formation diplômante, mais aux personnes récemment diplômées à la recherche d'une première expérience.