Interne : Toutes les directions, départements et services

Externe : Administrations, institutions publiques/ professionnelles (ministères, Présidence, CNPI, GPP...).
Risques liés au poste : Travail sur écran, circulation, posture assise ;

Dans le cadre de vos missions, vous êtes en charge de :

• Améliorer activement les performances et respecter les règles HSE
• Participer activement au développement de la culture de sécurité
• Maîtriser les matériels et logiciels informatique de secrétariat
• Rédiger les mémos de délégation, courriers, Assurer leur traitement, classer et organiser tout type de documents
• Filtrer et répondre aux appels téléphoniques
• Tenir et suivre l'agenda du Directeur Général, prendre ses rendez-vous, (gérer son planning)
• Réceptionner et transmission du courrier international
• Commander, dispatcher les cadeaux de fin d'année ou autres circonstance similaires du Directeur Général
• Organiser les réunions CODIR et celles du Directeur Général (inviter les personnes concernées, préparer la salle, ...)
• Gérer les visiteurs /missionnaires (réservation hôtels, accueil aéroport, Transfert, location de véhicule...)
• Assister le personnel pour les missions, formations, expatriation, mutation (billets d'avion, hôtels ordre de mission, protocole et prise de rendez-vous pour l'ambassade)
• Maintenir à jour et diffuser le POB chaque semaine
• Valider les factures émises dans le cadre des différentes réservations
• Maintenir le contact avec la haute administration du pays, gérer l'information et documents confidentiels
• Préparer la paie du personnel de la résidence du Directeur Général
• Faire le suivi et établir les fiches d'absences du Directeur Général et du Directeur Administratif et Financier
• Préparer les faits marquants filiale et transmettre à la DIG Afrique
• Préparer les notes de frais du Directeur Général
• Assister les familles d'expatriés pour l'obtention des documents administratifs d'immigration
• Respect du code de conduite et des normes en matière d'intégrité, notamment la lutte contre la corruption. TotalEnergies rejette la corruption sous toutes ses formes, qu'elle soit publique ou privée, active ou passive ».

De formation Bac+3 en Assistanat de direction ou équivalent, vous avez au minimum trois (03) années d'expériences  professionnelle dans une fonction similaire.

Autonomie, bonne présentation, dynamisme, sens de l'organisation et de la méthode, sens de la discrétion sont vos atouts pour réussir au poste.