Critères et exigences renforcés au niveau de la Compagnie en interne et vis-à-vis des prestataires pour atteindre l’excellence opérationnelle

Évolutions des différentes règlementations liées à la départementalisation, au contexte et à son évolution

HSEQ

Mettre en application toutes les recommandations de la politique HSEQ DD conformément aux règles de la Compagnie TotalEnergies et s’assurer que toutes les actions menées sont conformes à la réglementation et aux normes en vigueur.

Recrutement/Accueil :

Réceptionner, analyser et mettre à jour la CVthèque dans l’objectif de répondre aux besoins en recrutement ponctuels (remplacement CDD, apprentis, stages, etc.) et gérer la boite mail dédié

Présélectionner et envoyer des candidatures aux différentes directions et répondre à toutes les candidatures

Préparer pour validation les contrats et avenants conformes à la législation en vigueur et adaptés

Effectuer les démarches relatives à l’embauche auprès des organismes (DPAE auprès de l’URSSAF, médecine du travail, etc.)

Préparer l’arrivée des nouveaux collaborateurs : création et transmission de l’IGG via Ideal (informatiques, demande création de badge, anticiper les formalités administratives (mutuelle, demande de visite médicale, etc.)

Anaël RH : création des accès pour les nouveaux arrivants et formation pour la prise en main de l’outil

Organiser la journée d’intégration des nouveaux collaborateurs en se coordonnant avec les différents intervenants et préparant tous les documents nécessaires (code de conduite, règlement intérieur, contrat, fiche de poste, etc.)

Gestion administrative de l’ensemble du personnel :

Suivre rigoureusement la gestion administrative (déclarations sociales auprès des organismes sociaux, suivi des congés, arrêts maladie, remboursements des IJ, absences diverses, classement et archivage de documents...) et transmettre les informations pour le compte du service RH

Assurer un suivi rigoureux des dossiers médicaux (suivi et mise à jour du fichier approprié, rédaction des convocations et prise de rendez-vous à la médecine de travail) et alerter sa hiérarchie si nécessaire

Gérer les cartes déjeuner : gérer le process de rechargement dans les délais, passer les commandes, traiter les demandes spécifiques (annulation, demande de code perte, utilisation de l’application, etc.)

Traiter et transmettre les factures reçues à la comptabilité pour paiement (Medetram, intérim, cartes déjeunes, etc.)

Recevoir, analyser et préparer les réponses pour les sollicitations des collaborateurs : avances sur salaire, attestation d’employeur, demandes spécifiques (ex : dossier prime énergie, ...), en respectant les processus de validation

Rédiger et faire valider des courriers RH avant transmission : mouvements, notes de nominations, sanctions, etc.

Gérer et suivre rigoureusement la tenue des dossiers du personnel (papier et informatique) : collecte, mise à jour et archivage des documents

Gérer les dossiers santé : mutuelle (demande d’affiliation, distribution des cartes, etc.), prévoyance, etc.

Préparer et organiser la distribution mensuelle des bulletins de paie

Gérer la partie administrative des dossiers de sortie : démission, rupture conventionnelle, retraite, etc.

Suivre les dossiers ASP (aides passage aux 35h) et suivre les aides spécifiques (ex : aides soutien à l’apprentissage)

Être en liaison avec les parties prenantes (Medetram, Groupe Up, CSSM, Akto, écoles, etc.)

Pilotage et suivi des KPI

Suivre et analyser des CCP mensuels (CDD, titres de séjours et absence de longues durée, recharges et stock des cartes déjeuner, etc.)

Suivre et analyser des KPI : budget effectif mensuel, le turnover, les arrêts maladies, etc.

Utiliser les différentes plateformes internes et externes liées à la gestion du personnel (Ideal, Deleg, Anael RH, Anael Paie, etc.)

Anael RH : suivre et tenir à jour les différentes opérations liées à Anael RH (accès, création ou modification de poste, mouvements internes, etc.) et répondre aux différentes sollicitations des collaborateurs, du CODIR et Siège

Participer au déploiement des campagnes RH : EIA, TotalEnergies Survey, Care, Diversité, etc.

Pilotage de la démarche qualité

Participer aux audits de la filiale sur la partie RH/gestion du personnel (Audit Compagnie, Maestro, ICC, ICT, SMT, PATROM…)

Suivre la veille règlementaire : évolution de la règlementation et de son contexte 

Activités ponctuelles 

Soutien en cas de besoin du service RH (paie, gestion du personnel, …)

Back up du Responsable Paie 

Relations sociales

Aider à l’organisation des réunions des Instances Représentatives du Personnel : rédaction des convocations, la logistique, etc.

Participation à l’organisation des élections

Suivi rigoureux des heures de délégation avec suivi mensuel à transmettre à la DRH/Com

Connaissance de la législation sociale du travail

Bonne connaissance des outils bureautiques et une excellente expression écrite/orale

Très bonnes qualités relationnelles, rigueur, discrétion, diplomate

Bonne qualité d’organisation, réactif, force de proposition

Niveau de formation : Bac+3 minimum (Gestion des ressources Humaines et/ou Administration du personnel)