Vous êtes diplômé(e) de l’enseignement supérieur (bac + 2/3) et avez une expérience d’au moins 6 ans dans un poste similaire. 

Vous avez une bonne communication écrite et orale et faites preuve d’une grande aisance relationnelle

Vous avez d’excellentes compétences organisationnelles, savez prioriser et gérer un budget

Vous avez une forte capacité d’adaptation et connaissez les enjeux de confidentialité

L’anglais professionnel (écrit/lu et parlé) est indispensable

Rejoignez GRP en tant qu’Assistant(e) d’un membre du Comité de Direction ! 

Vos missions seront les suivantes :

• Back up régulier de l’assistant(e) du Directeur GRP

• Gestion et optimisation d’agendas complexes, en planifiant et organisant les réunions, les rendez-vous et les déplacements professionnels

• Contribution au secrétariat des comités GRP 

• Organisation des réunions récurrentes :

• Identification des créneaux, réservation des salles et envoi des invitations
• Préparation des documents nécessaires, y compris les ordres du jour, les présentations et les rapports
• Prise de notes, organisation des documents de restitution

• Gestion de l’information :

• Gestion des documents et des dossiers confidentiels, en assurant leur organisation, leur classement et leur archivage appropriés.
• Tri régulier et archivage dans des SharePoint

• Gestion des arrivées et départs des collaborateurs, stagiaires et prestataires :

• Création/ suppression des badges d’identité / prolongation de badge et différents comptes des collaborateurs/ accès
• Accompagnement et intégration des nouveaux arrivants « Onboarding », y compris coordination interfaces IT (demande de création de compte informatique, demande de matériels et logiciels)

• Gestion des voyages et des notes de frais :

• Organisation de déplacements complexes
• Demande de visa et suivi. Gestion des notes de frais spécifiques / validation si délégation

• Office Management :

• Commande de fournitures
• Signalement de problèmes de maintenance

• Organisation d’événements

• Recueil et analyse des besoins, recherche des lieux et réception des devis
• Suivi du budget et contrôle des dépenses, suivi logistique en amont et sur place, suivi satisfaction post évènement

• Comptabilité :

La branche Gas, Renewables & Power (GRP) de TotalEnergies est destinée à porter l'ambition du groupe dans les énergies bas carbone à travers le développement dans l'aval gaz, dans les énergies renouvelables, ainsi que dans les métiers de l'efficacité énergétique. Ce secteur regroupe les activités des directions Gaz et Énergies nouvelles en les associant avec une nouvelle direction Innovation & Efficacité énergétique.