-   Environnement fortement concurrentiel (montée en puissance des indépendants, marché parallèle et de proximité)

-   Importance du contrôle des ventes à l’aide d’outil adapté 

-   Exigence sur les aspects HSEQ (traçabilité…)

TotalEnergies Marketing Gabon, filiale de TotalEnergies, acteur de premier plan dans le secteur de l'énergie, recherche un Back Office Réseau (H/F) pour rejoindre son Service Marketing Réseau.

Le poste est basé à Libreville (Gabon), en contrat local. 

le Back Office Réseau (H/F) apporte un appui aux équipes sur le terrain dans les tâches administratives (traitement de commandes, tirage des comptes, circuits des mémos…) et contribue à améliorer le suivi des reportings.

Rattaché hiérarchiquement au Responsable Marketing Réseau, il a pour missions principales :

Activités opérationnelles

• Communiquer avec les gérants de station pour les différents reportings, les déblocages des commandes après traitement du Service Relation Clients et le suivi des commandes pour bonne exécution
• Renseigner les justificatifs (versements, TPE, chèques…) sur les commandes bloquées pour leurs déblocages
• Analyser les stocks et alerter les stations menacées de rupture pour commandes 
• Assurer les tâches de suivi statistiques des ventes et ventes journalières
• Réceptionner les courriers des gérants de l’intérieur et dispatcher les différents documents (versements, chèques, demande de recharge carte …) sans oublier les accusés de réception et l’archivages associés (papiers et numériques)
• Suivre les circuits des mémos (cahiers de transmission pour traçabilités documentaires)  et archiver les copies signées (papiers & numériques),
• Dispatcher les comptes auprès des gérants pour le lettrage
• Compiler les fichiers selon les demandes : planning, fichiers des besoins exprimés par les chefs de secteur et envoyer vers les services concernés pour traitement 
• Réceptionner les matériels et documents selon la fiche des besoins exprimés pour le Service Réseau
• Dispatcher les courriers, matériels et documents auprès des gérants pour le compte du Réseau avec suivi 
• Se rendre disponible pour besoin de l’équipe quand ceux-ci sont sur le terrain, Merchandiseurs, Responsable restauration et Formateur Réseau, CDS
• S’assurer que tous les versements du jour des gérants ont été déposés à la caisse contre décharge

Activités de reporting

• Contrats Location gérance : suppléer dans le suivi des contrats, relances et rappels gérants pour mise à jour des contrats et CEP (Imprimer les contrats et tenir disponible pour signature des gérants). Mise à jour du fichier Excel de suivi
• Paiements redevances : suivre les règlements sur les comptes des gérants pour l’ensemble des sujets redevances dans le respect des délais de paiement imparti.  Mettre en place un tableau de suivi des délais de paiements des différents gérants
• Autres tableaux de suivi d’activités

• Diplôme universitaire BAC+2/3 en Gestion, Commerce ou domaine connexe
• Bonne connaissance du Réseau ou expérience préalable dans un poste similaire dans le secteur de la distribution
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Esprit analytique et de synthèse, réactivité, disponibilité 
• Sens de l’écoute et de la communication, force de proposition
• Opérationnel, organisation, rigueur, sens relationnel, persévérance, autonomie
• Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches simultanément
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Excel, Word, Powerpoint)
• Souci de la performance économique