La branche TotalEnergies Global Services (TGS) a pour ambition de proposer des offres de services mutualisées aux autres branches de la Compagnie TotalEnergies. Cette entité transverse regroupe l'ensemble des fonctions supports : Achats, Finance, RH, services Immobiliers et Généraux, Informatique.

L'équipe évolue dans un contexte de mutation avec gestion du changement et accompagnement de proximité de qualité.

L'objectif est d'assurer un service continu et assistance de proximité à une équipe d'environ 40 personnes (Paye-Retraite-Prévoyance (PRP) + autres entités de TGHRS) et de garantir la confidentialité des données du personnel.

Vos missions seront les suivantes :

• Sharepoint : Classement, archivage électronique et physique

• Commande de fournitures et consommables et prestations d’étage (Suivi des agendas et calendriers)

•  Gestion des arrivées, départs et mouvements : demande de badges, compte informatique et messagerie, matériel informatique, restitution ou réattribution de matériel, attribution lignes téléphoniques et des bureaux et gestion des incidents. Anticipation des renouvellements annuels (badges, accès, comptes) et déménagements des équipes

• Contribuer au meilleur aménagement des bureaux et des postes de travail

• Rôle de GESTIONNAIRE d’INFORMATION (GID) : allouer les droits aux répertoires du disque partagé X et Sharepoint, réorganiser l’arborescence, déplacer des espaces de travail, et accompagnement aux outils digitaux

• TRECK : support aux équipes pour la gestion des déplacements, notes de frais ponctuelles

• Rôle de CORRESPONDANT COMPTABLE : Passer et réceptionner les commandes (SAP et E-PROC), Contrôler et faire la demande de mise en paiement des factures  

• Organiser les réunions d’équipes, les journées d’études, les séminaires et animation des espaces de convivialité

• Remonter, relayer et réaliser les actions de communication TGS ET TGHRS (mise à jour des organigrammes, des arrivées et départs,)

• Organiser les moments de convivialité et célébrer les événements du calendrier et les succès  

• Aide ponctuelle au service On-Boarding, Mobilité, Recrutement de PAU (réservations de salles, pauses-cafés, etc…)

• Contribuer à l’accompagnement aux changements (outils, organisation) et à des projets de la Direction

Vous évoluerez au sein d'une équipe de professionnels confirmés et auprès d'un tuteur-coach, le référent de votre futur métier. Un accompagnement individualisé vous permettra de favoriser votre autonomie et de vous mener à votre diplôme !

Compétences Techniques :

• Appétence pour la gestion administrative
• Anglais Opérationnel serait un plus
• Sens de l'organisation et des priorités

Compétences IT :

• Pack Office
• SharePoint
  

Aptitudes :

• Autonomie et proactivité 
• Ecoute 
• Esprit d'équipe
• Discrétion