País
España
Ciudad
MADRID
Area
Espagne
Workplace location
MADRID-CAMPO DE LAS NACIONES(ESP)
Empresa empleadora
TotalEnergies Electricidad Y Gas España, S.A.
Dominio
General Services
Art des Auftrags
Contrato a tiempo indeterminado
Experiencia
Menos de 3 años

Contexto y entorno

TotalEnergies (GRP) dispone de 2,4 millones de contratos B2C, 30.000 contratos B2B y una central con dos grupos de ciclo combinado de gas, siendo el 5º proveedor de gas y energía en España.

Asimismo, está desarrollando proyectos renovables en España con una capacidad de 3 GW y gestiona la actividad de Trading electricidad.

Actividades

  • Apoyo a Dirección:
    1. Coordinar la organización de comités y reuniones de dirección
    2. Gestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientos
    3. Organizar y coordinar viajes profesionales
    4. Actuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información.
    5. Recibir y atender visitas institucionales o corporativas
    6. Gestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva.

 

  • Seguimiento y coordinación de servicios generales
    1. Velar por el cumplimiento de las políticas y normas internas
    2. Mantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados.
    3. Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
    4. Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas.
    5. Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados.

 

  • Gestión administrativa y soporte transversal
    1. Atención de llamadas y otras comunicaciones corporativas.
    2. Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleados
    3. Colaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internas
    4. Elaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área.
    5. Escaneo, clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo.
    6. Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico.
    7. Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral, como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid.

 

  • Participación en proyectos y mejora continua
    1. Colaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía.
    2. Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa.
    3. Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbito
  • Apoyo a Dirección:
    1. Coordinar la organización de comités y reuniones de dirección
    2. Gestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientos
    3. Organizar y coordinar viajes profesionales
    4. Actuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información.
    5. Recibir y atender visitas institucionales o corporativas
    6. Gestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva.

 

  • Seguimiento y coordinación de servicios generales
    1. Velar por el cumplimiento de las políticas y normas internas
    2. Mantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados.
    3. Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
    4. Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas.
    5. Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados.

 

  • Gestión administrativa y soporte transversal
    1. Atención de llamadas y otras comunicaciones corporativas.
    2. Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleados
    3. Colaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internas
    4. Elaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área.
    5. Escaneo, clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo.
    6. Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico.
    7. Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral, como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid.

 

  • Participación en proyectos y mejora continua
    1. Colaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía.
    2. Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa.
    3. Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbito

Perfil del candidato

Formación Académica y/o Años de Experiencia::                   

 

  • Formación secretariado u otra formación o experiencia adecuada para el desempeño de la posición.
  • Inglés nivel alto (hablado y escrito). 
  • Francés nivel alto de francés.
  • Experiencia realizando funciones similares a las descritas.
  • Se valorará conocimientos de PRL (curso básico).


Competencias Técnicas y Comportamentales:

 

  • Usuario avanzado de Ofimática
  • Perfil operativo
  • Habilidades de comunicación
  • Habilidades de relación 
  • Proactividad
  • Flexibilidad y adaptación
  • Capacidad resolutiva
  • Disponibilidad para viajar
  • Gestión de Servicios Generales
  • Conocimientos SAP módulos Logístico y Financiero
  • Gestión de agendas
  • Trabajo en equipo

Zusätzliche Informationen

TotalEnergies valora la diversidad, promueve el crecimiento individual y ofrece carreras con igualdad de oportunidades.
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