Objectifs du poste

• Garantir une gestion fiable, sécurisée et conforme des archives.

• Optimiser les coûts et la qualité des services généraux.

• Améliorer le confort de travail et la fluidité opérationnelle des équipes.

• Contribuer à la modernisation des pratiques documentaires et logistiques.

Poste sédentaire avec déplacements ponctuels entre sites.

Manipulation de charges légères à moyennes (boîtes d’archives, mobilier).

Interactions fréquentes avec l’ensemble des services internes et les prestataires.

Vous êtes attiré(e)s par de  nouveaux défis? Alors rejoignez la Direction  des Ressources Humaines et devenez son (sa) futur(e) Gestionnaire Archives & Moyens Généraux H/F!

A ce titre, vous êtes en charge de:

Respecter les règles HSE

• Participer activement au développement de la culture de sécurité

• Améliorer activement les performances HSE

• « Respect du code de conduite et du respect des normes en matière d'intégrité, notamment en matière de lutte contre la corruption. TotalEnergies rejette la corruption sous toutes ses formes, qu'elle soit publique ou privée, active ou passive »

Gestion des archives

• Mettre en œuvre la politique d’archivage de l’organisation (archives papier et numériques).

• Réaliser le classement, l’indexation et la description des documents.

• Assurer la conservation préventive et curative des fonds (conditions de stockage, sécurité, intégrité).

• Gérer les versements, transferts, éliminations et communications d’archives.

• Administrer les outils de gestion documentaire (GED, bases de données, inventaires).

• Accompagner les services dans la gestion de leurs documents (sensibilisation, procédures, formations).

• Veiller au respect des obligations légales (RGPD, délais de conservation, normes archivistiques).

Moyens généraux

• Superviser la gestion des locaux : maintenance, sécurité, hygiène, aménagements, déménagements.

• Gérer les contrats liés aux services généraux : nettoyage, fournitures, maintenance, véhicules, etc.

• Assurer la gestion du parc matériel : mobilier, équipements bureautiques, consommables.

• Suivre les budgets liés aux moyens généraux et optimiser les coûts.

• Piloter les prestataires externes et contrôler la qualité des prestations.

• Appliquer les procédures internes pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

• Participer à la gestion des accès et des badges.

De formation Bac+3/4 en archivistique, en gestion documentaire, administration, logistique, gestion des services généraux ou équivalent, vous avez au minimum deux (02) années d'expériences professionnelles réussies dans une fonction similaire (archivistique, gestionnaire documentaire, responsable services généraux, assistant logistique). 

Compétences requises

Compétences techniques

• Maîtrise des techniques d’archivage (tri, classement, conservation, élimination).

• Connaissance des normes archivistiques (records management).

• Connaissance des obligations légales (RGPD, délais de conservation…).

• Maîtrise des outils de GED et logiciels bureautiques.

• Connaissance des règles de gestion des moyens généraux et de la logistique interne.

• Capacité à gérer des contrats et à suivre des prestataires.

Compétences comportementales

• Rigueur et sens de l’organisation.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Polyvalence et capacité à gérer des priorités variées.

• Sens du service et de la communication.

• Autonomie et esprit d’initiative.

• Capacité à travailler en transversal avec plusieurs services.

Aptitudes complémentaires attendues (capacité à déplacer les charges légères, connaissance des outils de GED) 

Connaitre Excel, Word, et être capable de travailler avec une application ou un logiciel de gestion documentaire.