Rejoignez TotalEnergies en tant qu’Assistant(e) d’un Senior Vice-Président !

Sous la responsabilité et en étroite collaboration avec votre supérieur hiérarchique membre du Comité Directeur, et ses équipes, vous coordonnez les activités de votre direction. Vous traitez, exploitez et diffusez les informations nécessaires à la bonne marche de la direction et pouvez être amené(e) à gérer des dossiers spécifiques en toute autonomie. Vous êtes en lien avec une diversité d'interlocuteurs en France et à l’international.

Rejoignez une Direction de l’Exploration-Production. 
 Vous collaborez directement avec le SVP de la direction et vous êtes chargé(e) d'assurer son secrétariat et de l'assister dans la gestion et l'organisation administrative de sa direction.

En quoi consiste le poste ? Participer au bon fonctionnement de la direction de manière proactive et autonome.

Concrètement ? Vous gérez l’agenda du SVP. Vous planifiez le calendrier des réunions et préparation des dossiers et anticipez les besoins. Vous gérez les missions et déplacements du SVP et avez de nombreuses interfaces avec les filiales.

Vous avez un rôle majeur de facilitateur avec des missions diversifiées ; selon votre direction vos missions pourront être les suivantes :

Assistance

• Gestion et coordination proactive de l'agenda du SVP pour optimisation des activités : agenda mouvant et complexe
• Gestion de ses déplacements (ordres de mission, demandes de visas, notes de frais, réservations d'hôtels, transports, ...)
• Gestion des réunions : apporter le support logistique nécessaire à l’organisation de réunions business, techniques et séminaires, préparation des dossiers
• Saisie des temps de travail dans MyCats et approbation pour l’équipe
• Inscriptions formations, colloques et séminaires
• Assure une continuité de service (remplacements mutuels entre Assistant(e)s)
• Coordination de la gestion des incidents techniques et informatiques

Accueil - Evènementiel

• Préparation et accueil des visiteurs de hauts niveaux et délégations étrangères
• Contribution à l'animation de l'open-space du CDEP
• Collaboration dans l’organisation d’évènements de convivialité

Gestion des Achats

• Gestion des fournitures de bureau et petits achats
• Suivi des demandes d'achats

Information /Documentation

• Gestion de bases de données spécifiques au secteur
• Gestion documentaire : numérisation et archivage de documents

Vous êtes un(e) assistant(e) chevronné(e) avec au moins 10 ans d’expérience, notamment dans l’assistance aux senior managers.

Vous parlez couramment anglais et français.

Vous avez une bonne maîtrise des outils Pack Office et des outils numériques en général. SAP est un plus.

On vous reconnait les compétences suivantes : esprit d’équipe, aisance relationnelle, confiance, confidentialité, diplomatie, prise d’initiatives, anticipation, rigueur, orientation client/solutions/résultats, esprit de synthèse, gestion du stress, implication, sens de l’organisation.

Vous savez faire preuve d’une grande adaptabilité, d'un fort engagement.