Depuis 2003, TotalEnergies Marketing Mayotte/SMSPP est le seul opérateur à assurer l’approvisionnement, le stockage et la distribution de carburants sur Mayotte. Réparties sur tout le territoire, ses équipes ont des profils très variés. Composé de détachés et de locaux, son Comité de Direction (CODIR) assure le pilotage stratégique et opérationnel de la filiale.
Assistance CODIR
Organiser l’agenda de la direction (réunions, rendez-vous et déplacements)
Recevoir, filtrer et transmettre les appels
Assurer la gestion du courrier/mail : réception, tri, distribution, traitement le cas échéant
Organiser les réunions y compris la rédaction et diffusion des ordres du jours et des dossiers et la préparation logistique (salles, visio, pauses …),
Organiser les CODIR au vert et autres évènements de la direction
Gérer la logistique liée aux missionnaires venant sur Mayotte et des collaborateurs se rendant en dehors du territoire (réservation d'hôtels, voiture de location, planning …)
Politique de Conservation des Documents et Courriers
Préparer, rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus de réunion, présentations, procédures, instructions opératoires …
Centraliser et archiver l’envoi des recommandés
Maintenir, archiver les dossiers et plus particulièrement les documents vitaux selon la politique de conservation des documents (PCD)
Participer à l’organisation des campagnes d’archivage et destruction conformément PCD
Organiser le process de signature entre les tiers et le CODIR (électronique ou manuscrite)
Assurer la mise à jour des organigrammes et trombinoscopes
Apporter un support Word et Excel pour les équipes
Conformité
Assister le DAF dans ses missions liées au programme de conformité des filiales
Participer au processus de mise à jour des pouvoirs (DPI, DPE, FR, LC, PV Nomination) : suivi des signatures, archivage et chargement dans DELEG
Participer à la campagne annuelle de déclaration des conflits d’intérêts
Assurer les enregistrements dans e-register
RH & Communication
Accueillir les nouveaux arrivants et suivre les arrivées/intégrations/départs des collaborateurs, stagiaires, apprentis, prestataires (habilitations, matériel informatique, fiches de mouvement, validation des demandes électroniques, bureaux)
Formation : assurer la gestion du processus des évaluations à froid des formations (envoi des questionnaires, suivi et relance, consolidation et synthèse des retours)
Relations sociales : assurer le suivi des heures de délégation avec information des intéressés en cas d’anomalie
Relations Parties Prenantes
Accueillir les visiteurs et être le point d’entrée de tout interlocuteur externe à la filiale
Être le point d'entrée et assurer l’interface entre la direction générale, les différentes directions au sein de la filiale, le siège et les autres entités de la Compagnie
Assurer le suivi du fichier de rencontres avec les PP et s’assurer de la bonne réalisation des comptes-rendus par les personnes concernées
Assurer la gestion des réclamations et plaintes (via Salsa et avec suivi des KPI, …)
GPL : suivre les ventes de consignes de bouteilles de gaz (selon les quotas de la DC)
HSEQ-DD
Assurer la mise à jour du POB
Gérer la mise à jour et la diffusion du Guide du missionnaire
Assurer l’enregistrement des Fiches Évènement dans RAMSES
Être membre de la Cellule de Crise
Formation en Assistanat ou Gestion de PME
Niveau BTS ou licence
Bonne maitrise des outils bureautiques
Capacités d’écoute, ouverture, adaptabilité, discrétion, autonomie, organisation et rigueur
Qualités relationnelles et esprit solidaire
Rattaché(e) au (à la) Président(e) de la société, le (la) titulaire travaille également pour les autres membres du Comité de Direction. Il (elle) traite, exploite et diffuse les informations nécessaires à la bonne marche de la direction et peut être amené(e) à gérer des dossiers spécifiques en toute autonomie. Il (elle) est le lien entre sa structure, l’interne et l’externe. Il (elle) facilite le fonctionnement de la Direction Générale
